強化企業內部溝通,實現企業管理信息對稱

2019-08-30 08:22:56 現代企業文化·理論版 2019年17期

梁建偉 趙寵

中圖分類號:F270 文獻標識:A 文章編號:1674-1145(2019)6-001-02

摘 要 本文從企業管理信息對稱的含義入手,適當闡述了在企業發展過程中強化內部交流,實現企業管理信息對稱的重要性與必要性。同時結合實際情況,針對當前我國部分企業中信息不對稱的不良現象,對影響信息對稱的主要原因進行有效分析。而后結合其具體因素,適時提出促進企業實現內部信息對稱的基本措施。以此推動企業實現管理透明化。

關鍵詞 企業 管理 信息對稱

隨著我國經濟建設的快速發展,各企業面臨的市場競爭逐漸加劇。這就為企業發展提出了更高的要求。在此背景下,企業應適時轉變傳統的管理方式,不斷強化自身內部管理。從當前實際情況來看,部分企業在進行內部管理的過程中,通常存在著明顯的問題,例如僅僅重視信息的外部傳遞,而忽略了在企業內部的有效傳達。最終致使企業出現嚴重的信息不對稱情況,影響企業的經濟效益。

一、信息對稱

從經濟學的角度來講,經濟活動中的諸多關系可以總結為委托人與代理人之間的關系。例如企業與政府,投資方與管理方等。從更深層次上來講,委托人與代理人之間實現的信息均衡,是保證相應社會資源能夠得到合理配置的基礎前提。在社會主義市場經濟的初級階段內,市場也屬于一種信息對稱關系。在此過程中買方與賣方均存在著大致相同的信息量,因而此形勢下政府具備較強的干預能力。

在經濟不斷發展的背景下,信息不對稱導致的問題逐漸嚴重。例如在企業管理過程中,由于相應信息不對稱,因而管理人員難以及時轉變傳統的管理觀念及模式。這就使得企業內部管理體制的改革受到了一定限制。此外,一旦企業信息失去了對稱性,則會直接影響到內部財務管理。相應的財務監管工作等失去了堅實基礎,容易滋生腐敗問題。企業內部在實行人力資源管理時,往往會存在著一定的暗箱操作,進而無法實現資源的有效配置。嚴重情況下,信息不對稱不但會對企業發展產生影響,還會對我國國家經濟帶來不小的損失。在政府下發某項規定指令后,信息的不對稱性使得各企業無法更好的執行,致使政府與企業之間不協調。

二、影響信息對稱的因素

影響企業內部信息對稱的因素主要可分為兩種:主觀原因及客觀原因。

(一)主觀原因

主觀原因是指信息壟斷造成的不良影響。在當前市場競爭環境下,各企業擁有更多的信息,便會處于更加有利的競爭地位。在企業內部中信息優勢方往往會實行一系列的暗箱操作,以此在最大限度上滿足其不正當的經濟需求。在此過程中往往會出現大量的虛假信息,進而逐步脫逃各方面的監督。如此一來便加劇了企業內部信息不對稱的現象。

(二)客觀原因

客觀原因主要是由企業分工及相應運作致使的。隨著社會勞動分工的快速發展,相應的專業化水平也在不斷提升。在各個行業中專業人員與非專業人員之間的差距越來越大,企業員工之間的信息分布逐漸呈現出不對稱的趨勢。同時由于受到其他因素的影響,企業在自身發展過程中勢必會產生大量的信息。換句話說企業信息具備較高的更新率,動態性相對較強,這就容易出現信息不對稱的問題。

(三)影響信息對稱的具體表現

總體上而言,企業內部信息不對稱主要體現在以下幾個方面:一、橫向信息不對稱。企業內部平級部門屬于一整個利益相關群體,在企業中所處的地位是平等的。各部門僅能夠掌握較多的本部門信息情況,而對其他部門信息了解甚少,這就使得企業信息的橫向流動性較差,各部門之間難以做到有效協同,最終影響企業整體的經濟效益;二、縱向信息不對稱。在各個管理層之間,相對于下層人員而言,上層人員通常能夠掌握更多的信息。此種情況下企業中的各上下層極其容易隱瞞自身所得信息;三、斜向信息不對稱。此點是針對企業中不同層次且不存在直接上下級關系的員工而言的,由此產生的雙重障礙容易致使信息不對稱的出現。

三、實現企業內部信息對稱的措施

(一)構建決策系統

從構建集成式信息系統的角度來講,決策信息系統占據十分關鍵的地位,在整個企業發展過程中發揮著重要作用。決策信息系統通常被用于企業內部高層管理人員實行的重要決策,基于此設計出的一種信息通道。一般情況下,相應的高層管理人員可以通過計算機網絡技術,根據當前實際情況,直接調動企業各部門的信息數據,將其作為戰略決策的重要參考。

同時有關管理人員應構建并完善企業內部的財務管理系統,以此保證財務信息的安全性及有效性。財務管理系統能夠對各部門的財務支出情況有一個詳細全面的掌握,其中主要包括財務支出的明細、數量、用途等,具有一定的實效性。通過構建此系統,可以保證對進入系統的每項財務信息實現實時跟蹤,避免了弄虛作假等行為的出現。在此過程中企業各部門都有其特定的財務標準,一旦超出相應標準,系統則會立即發出警報,同時放棄支付行為。以此能夠保證企業財務信息的透明化,在對各財務信息實施有效監督的基礎上,提升了企業資金的運作效率。

(二)強化內部管理

一般情況下,企業從接單開始到交易完成,通常需要經過多個步驟,例如采購、生產、財務等。這就需要相應工作人員適時構建有效的生產控制系統,不斷強化內部管理,以此為企業的健康發展提供良好保證。在此系統的監督下,企業各部門之間能夠大幅提升信息交流的程度,保證了協同運作。在相應訂單信息錄入數據庫后,由該系統自動制定出對應的采購計劃,與此同時將此計劃公開透明化。針對其中涉及到生產工藝操作信息及質量檢查標準等,由該系統向有關部門公示,實現企業內部的信息共享。另外,各操作人員可通過數據庫平臺,對生產工藝條件、產品質量數據等有一個全面的掌握。

除此之外,相應人員還應重視對企業內部人力資源管理體系的構建與完善。在此系統的管理下,對企業內部員工的考勤主要采用IC卡方式。對于員工存在的異常缺勤,該系統可自動顯示出異常處理提示,而后結合對應的考勤規定等,對該員工工資等進行適當處理。此系統還包括員工基本條件、企業各崗位情況、員工各階段考核結果、人員調配等,在此基礎上實現崗位競爭公開化、用人透明化。同時還應保證企業產品的信息化,在生產過程中充分融入產品元素。包括生產日期、有效期、產量等級等。在產品制造完成后,可通過多種方式對產品真偽進行驗證。

(三)規范采購及運輸流程

對于企業采購工作來說,科學的物流管理系統至關重要。總體上來說,物流管理系統主要包括三個方面,分別為采購、倉儲及營銷。在企業相應的數據庫中正確錄入物資采購數量、質量、價格等,并結合網絡監控體系,對整個采購過程實行實時監督,保證采購工作的透明化,避免出現重復采購的情況。在采購過程中,采購人員需要堅持一定的采購原則,確保采購工作開展的科學性。根據傳統采購方式下的采購流程來看,其主要為需求計劃——采購計劃——訂貨——驗收——報銷——付款。此種采購流程存在著一定的弊端,由于整個過程均由企業的采購部門及采購人員獨立完成,且不具備完善的監管體制對其實行有效管理,因而容易出現問題。

基于此,企業應不斷升級現有采購模式,逐漸做出適當調整,將采購流程轉變為需求計劃——采購計劃——采購認證——訂貨——采購管理。同時將其中涉及到的各個環節進行細化分解,以此從根本上提升采購管理的質量與效率。例如可將采購計劃流程分為需求計劃——接受需求計劃——需求分析——確定采購量——編制采購計劃。具體的采購流程需要各企業結合自身實際情況,從而選出最佳采購方案。

(四)創新采購方式

在市場經濟不斷發展的現階段內,企業應轉變以往的采購觀念,積極創新采購模式。例如可充分發揮出網絡技術的作用,采用網上采購的方式進行飼料原料的科學采購。相關飼料企業將互聯網作為主要平臺,根據電子商務網站等完成采購行為。此種交易方式能夠切實降低企業所用的采購成本,從而不斷提升企業的經濟效益。從當前網上采購的實際情況來看,多數飼料企業還處于初步探索階段。針對部分資金、人力均有限的中小型飼料企業來說,應勇于創新探索,采用網上采購的方式。例如可通過中國飼料在線、益農網、中國匯易咨詢等平臺,進一步實現飼料產品服務一體化。

在此過程中,飼料企業應注重采購中的各方面協調工作,確保原料采購渠道的暢通無阻。這就需要企業具備全局意識,著眼于實際情況,強化自身整體觀念。重視與原料供應商之間關系的協調,明確各供應商的運作情況、競爭優勢等,堅持雙贏互利原則,與其形成戰略伙伴關系。同時不斷完善自身采購供應體系,將對供應商的有效管理納入該體系中。另外企業內部應重視信息交流,保證信息的對稱性。

我們集團目前在產的飼料廠共116家,分布于全國20個省、直轄市、自治區,具有橫向分布分散、個體間差異大的特性,因此實現采購信息管理的對稱性非常重要和必要。為提高對采購信息對稱性的管理,提高信息流通的效率,集團采取了集中采購的管理模式和信息化管理的手段。集中采購模式即由集團管理層組成的采購委員會決定各品種原料的采購頭寸和實行整體風險控制,采購中心負責落實采購頭寸和組織物流運輸、制定付款計劃的管理模式。信息化管理手段是指通過EAS數據錄入平臺,實現原料需求計劃、原料采購計劃、原料采購過程、物流運輸信息、抽樣質量檢測、驗收入庫、貨款支付整個流程的全程監控和信息的實時反饋。通過減少信息傳遞的層級和提高信息傳播的效率,有效地實現了信息管理的對稱性。在當前科技發展迅速,整體由計算機辦公轉向移動辦公的起點,對信息傳播和處理的效率又提出了新的要求,集團陸續實現EAS系統、OA辦公平臺和手機同呼APP的對接,大大提高了信息的對稱性管理。就采購工作而言,目前實現了EAS系統向供應商移動端發送采購意向和收集供應商信息反饋的功能,后續應重點加強上游行情信息的收集、分類、整合能力和下游電子化訂單及訂單跟蹤能力,通過不斷提高采購信息的對稱性,以進一步提高采購業務的能力。

例如在進行玉米采購的過程中,企業采購人員及有關部門應根據信息系統提供的采購大數據和之后的市場供需分析,合理制定采購計劃,確定采購方式。例如可在9至10月份新糧上市期間,主要使用保守策略,隨用隨買,降低庫存。而在11-2月雨雪天氣階段內,主要使用積極策略,加大對玉米的采購力度直至春季到來時。針對行情不清楚的情況,可使用安全策略,將庫存時間控制在20至25天左右。

四、結語

綜上所述,在企業發展過程中信息對稱具有極其關鍵的作用。一旦存在著信息不對稱的情況,則會致使企業各有關部門間無法進行及時有效的資源共享,對企業管理產生著明顯的影響。在此形勢下,不斷強化企業內部溝通、努力實現信息對稱是所有工作開展的重中之重。因而企業有關人員應積極尋求企業管理新出路,對當前階段內影響企業內部溝通的主要因素進行有效分析,不斷創新強化溝通的新方式。

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