强化企业内部沟通,实现企业管理信息对称

2019-08-30 08:08:56 现代企业文化·理论版 2019年17期

梁建伟 赵宠

中图分类号:F270 文献标识:A 文章编号:1674-1145(2019)6-001-02

摘 要 本文从企业管理信息对称的含义入手,?#23454;?#38416;述了在企业发展过程中强化内部交流,实现企業管理信息对称的重要性与必要性。同时结合实际情况,针对当前我国部分企业中信息不对称的不良现象,对影响信息对称的主要原因进行?#34892;?#20998;析。而后结合其具体因素,适时提出促进企业实现内部信息对称的基本措施。以此推动企业实现管理透明化。

关键词 企业 管理 信息对称

随着我国经济建设的快速发展,各企业面临的市场竞争逐渐加剧。这就为企业发展提出了更高的要求。在此背景下,企业应适时转变传统的管理方式,不断强化自身内部管理。从当前实际情况来看,部分企业在进行内部管理的过程中,通常存在着明显的问题,例如仅仅重视信息的外部传递,而忽略了在企业内部的?#34892;?#20256;达。最终致使企业出现?#29616;?#30340;信息不对称情况,影响企业的经济效益。

一、信息对称

从经济学的角度来讲,经济活动中的诸多关系可以总结为委托人与代理人之间的关系。例如企业与政府,投资方与管理方等。从更深层次上来讲,委托人与代理人之间实现的信息均衡,是保证相应社会资源能够得到合理配置的基础前提。在社会主义市场经济的初级阶段内,市场也属于一种信息对称关系。在此过程中买方与卖方均存在着大致相同的信息量,因而此?#38382;?#19979;政府具备较强的干预能力。

在经济不断发?#27807;?#32972;景下,信息不对称导致的问题逐渐?#29616;亍?#20363;如在企业管理过程中,由于相应信息不对称,因而管理人员难以及时转变传统的管理观念及模式。这就?#27807;?#20225;业内部管理体制的?#27597;?#21463;到了一定限制。此外,一旦企业信息失去了对称性,则会直接影响到内部财务管理。相应的财务监管工作等失去了坚实基础,容易滋生腐败问题。企业内部在实行人力资源管理时,往往会存在着一定的暗箱操作,进而无法实现资源的?#34892;?#37197;置。?#29616;?#24773;况下,信息不对称不但会对企业发展产生影响,还会对我国国家经济带来不小的损失。在政府下发某项规定指令后,信息的不对称性?#27807;?#21508;企业无法更好的执行,致使政府与企业之间不协调。

二、影响信息对称的因素

影响企业内部信息对称的因素主要可分为两种:主观原因及客观原因。

(一)主观原因

主观原因是指信息垄断造成的不良影响。在当前市场竞争环境下,各企业拥有更多的信息,便会处于更加有利的竞争地位。在企业内部中信息优势方往往会实行一系列的暗箱操作,以此在最大限度?#19979;?#36275;其不正当的经济需求。在此过程中往往会出现大量的虚假信息,进而逐步脱逃各方面的监督。如此一来便加剧了企业内部信息不对称的现象。

(二)客观原因

客观原因主要是由企业分工及相应运作致?#27807;摹?#38543;着社会?#25237;?#20998;工的快速发展,相应的专业化水平也在不断提升。在各个行业中专业人员与非专业人员之间的差距越来越大,企业员工之间的信息分布逐渐呈现出不对称的趋势。同时由于受到其他因素的影响,企业在自身发展过程中势必会产生大量的信息。换句话说企业信息具备较高的更新率,动态性相对较强,这就容易出现信息不对称的问题。

(三)影响信息对称的具体表现

总体上而言,企业内部信息不对称主要体现在以?#24405;?#20010;方面:一、横向信息不对称。企业内部平级部门属于一整个利益相关群体,在企业中所处的地位是平等的。各部门仅能够掌握较多的本部门信息情况,而对其他部门信息了解甚少,这就?#27807;?#20225;业信息的横向流动性较差,各部门之间难以做到?#34892;?#21327;同,最终影响企业整体的经济效益;二、纵向信息不对称。在各个管理层之间,相对于下层人员而言,上层人员通常能够掌握更多的信息。此种情况下企业中的各上下层极其容易隐瞒自身所得信息;三、斜向信息不对称。?#35828;?#26159;针对企业中不同层次且不存在直接上?#24405;?#20851;系的员工而言的,由此产生的双重障碍容?#23383;?#20351;信息不对称的出现。

三、实现企业内部信息对称的措施

(一)构建决策系统

从构建集成式信息系统的角度来讲,决策信息系统占据十分关键的地位,在整个企业发展过程中发挥着重要作用。决策信息系统通常?#25381;?#20110;企业内部高层管理人员实行的重要决策,基于此设计出的一种信息通道。一般情况下,相应的高层管理人员可以通过计算机网络?#38469;酰?#26681;据当前实际情况,直接调动企业各部门的信息数据,将其作为战略决策的重要参考。

同时有关管理人员应构建并完善企业内部的财务管理系统,以此保证财务信息的安全性及?#34892;?#24615;。财务管理系统能够对各部门的财务支出情况有一个详细全面的掌握,其中主要包括财务支出的明细、数量、用途等,具有一定的实效性。通过构建此系统,可以保证对进入系统的每项财务信息实现实时跟踪,避免了弄虚作假等行为的出现。在此过程中企业各部门都有其特定的财务标准,一旦超出相应标准,系统则会立即发出警报,同时放弃支付行为。以此能够保证企业财务信息的透明化,在对各财务信息实施?#34892;?#30417;督的基础上,提升了企业资金的运作效率。

(二)强化内部管理

一般情况下,企业从接单开始到交易完成,通常需要经过多个步骤,例如采购、生产、财务等。这就需要相应工作人员适时构建?#34892;?#30340;生产控制系统,不断强化内部管理,以此为企业的健康发展提供良好保证。在此系统的监督下,企业各部门之间能够大幅提升信息交流的程度,保证了协同运作。在相应订单信息录入数据库后,由该系统自动制定出对应的采购计划,与此同时将此计划公开透明化。针对其中涉及到生产工艺操作信息及质?#32771;?#26597;标准等,由该系统向有关部门公示,实现企业内部的信息共享。另外,各操作人员可通过数据库平台,对生产工艺条件、产?#20998;?#37327;数据等有一个全面的掌握。

除此之外,相应人员还应重视对企业内部人力资源管理体系的构建与完善。在此系统的管理下,对企业内部员工的考勤主要采用IC卡方式。对于员工存在的异常缺勤,该系统可自动显示出异常处理提示,而后结合对应的考勤规定等,对该员工工?#23454;?#36827;行?#23454;?#22788;理。此系统还包括员工基本条件、企业各岗位情况、员工各阶段考核结果、人员调配等,在此基础上实现岗位竞争公开化、用人透明化。同时还应保证企业产品的信息化,在生产过程中充分融入产品元素。包括生产日期、?#34892;?#26399;、产量等级等。在产?#20998;?#36896;完成后,可通过多种方式对产品真伪进行验证。

(三)规范采购及运输流程

对于企业采购工作来说,科学的物流管理系统至关重要。总体上来说,物流管理系统主要包括三个方面,分别为采购、?#25191;?#21450;营销。在企业相应的数据库中正确录入物资采购数量、质量、价格等,并结合网络监控体系,对整个采购过程实行实时监督,保证采购工作的透明化,避免出现重复采购的情况。在采购过程中,采购人员需要坚持一定的采购原则,确保采购工作开?#27807;?#31185;学性。根据传统采购方式下的采购流程来看,其主要为需求计划——采购计划——订货——验收——报销——付款。此种采购流程存在着一定的弊端,由于整个过程均由企业的采购部门及采购人员独立完成,且不具备完善的监管体制对其实行?#34892;?#31649;理,因而容易出现问题。

基于此,企业应不断升级现有采购模式,逐渐做出?#23454;?#35843;整,将采购流程转变为需求计划——采购计划——采购?#29616;ぁ?#35746;货——采购管理。同时将其中涉及到的各个环节进行细化分解,以此从根本上提升采购管理的质量与效率。例如可将采购计划流程分为需求计划——接受需求计划——需求分析——确定采购量——编制采购计划。具体的采购流程需要各企业结?#29486;?#36523;实际情况,从而选出最佳采购方案。

(?#27169;?#21019;新采购方式

在市场经济不断发?#27807;?#29616;阶段内,企业应转变以往的采购观念,积极创新采购模式。例如可充分发挥出网络?#38469;?#30340;作用,采用网上采购的方式进行饲料原料的科学采购。相关饲料企业将互联网作为主要平台,根据电子商务网站等完成采购行为。此种交易方式能够切实降低企业所用的采购成本,从而不断提升企业的经济效益。从当前网上采购的实际情况来看,多数饲料企业还处于初步探索阶段。针对部分资金、人力均有限的中小型饲料企业来说,应勇于创新探索,采用网上采购的方式。例如可通过中国饲料在线、益农网、中国汇易咨询等平台,进一步实现饲料产品服务一体化。

在此过程中,饲料企业应注重采购中的各方面协调工作,确保原料采购渠道的畅通无阻。这就需要企业具备全局意识,着眼于实际情况,强化自身整体观念。重视与原料供应商之间关系的协调,明确各供应商的运作情况、竞争优势等,坚持双赢互利原则,与其形成战略伙伴关系。同时不断完善自身采购供应体系,将对供应商的?#34892;?#31649;理纳入该体系中。另外企业内部应重视信息交流,保證信息的对称性。

我们集团目前在产的饲料厂共116家,分布于全国20个省、直辖?#23567;?#33258;治区,具有横向分布分散、个体间差异大的特性,因此实现采购信息管理的对称性非常重要和必要。为提高对采购信息对称性的管理,提高信息流通的效率,集团采取了集中采购的管理模式和信息化管理的手段。集中采购模式?#20174;?#38598;团管理层组成的采购委员会决定各?#20998;?#21407;料的采购?#21453;?#21644;实行整体风险控制,采购中?#27597;?#36131;落实采购?#21453;?#21644;组织物流运输、制定付款计划的管理模式。信息化管理手?#38382;?#25351;通过EAS数据录入平台,实现原料需求计划、原料采购计划、原料采购过程、物流运输信息、抽样质?#32771;?#27979;、验收入库、货款支付整个流程的全程监控和信息的实时反馈。通过减少信息传递的层级和提高信息传播的效率,?#34892;?#22320;实现了信息管理的对称性。在当前科技发展迅速,整体由计算机办公转向移动办公的起点,对信息传播和处理的效?#35270;?#25552;出了新的要求,集团陆续实现EAS系统、OA办公平台和手机同呼APP的对接,大大提高了信息的对称性管理。就采购工作而言,目前实现了EAS系统向供应商移动端发送采购意向和收集供应商信息反馈的功能,后续应重点加强上游行情信息的收集、分类、整合能力和下游电子化订单及订单跟踪能力,通过不断提高采购信息的对称性,以进一步提高采购业务的能力。

例如在进行玉米采购的过程中,企业采购人员及有关部门应根据信息系?#31243;?#20379;的采购大数据和之后的市场供需分析,合理制定采购计划,确定采购方式。例如可在9至10月份新?#24178;鲜?#26399;间,主要使用保守策略,随用随买,降低库存。而在11-2月雨雪天气阶段内,主要使用积极策略,加大对玉米的采购力度直至春季到来时。针对行情不清楚的情况,可使用安全策略,将库存时间控制在20至25天左右。

四、结语

综上所述,在企业发展过程中信息对称具有极其关键的作用。一旦存在着信息不对称的情况,则会致使企业各有关部门间无法进行及时?#34892;?#30340;资源共享,对企业管理产生着明显的影响。在此?#38382;?#19979;,不断强化企业内部沟通、努力实现信息对称是所有工作开?#27807;?#37325;中之重。因而企业有关人员应积极寻求企业管理新出路,对当前阶段内影响企业内部沟通的主要因素进行?#34892;?#20998;析,不断创新强化沟通的新方式。

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